Cara mendaftarkan desa atau perumahan baru ke Portal Warga

Artikel ini menjelaskan bagaimana desa, kelurahan, atau perumahan bergabung ke Portal Warga: data yang perlu disiapkan, apa yang dibuat otomatis, dan apa yang sebaiknya Anda kerjakan pertama kali setelah aktif.

Siapa yang mendaftarkan

Pendaftaran wilayah baru dilakukan oleh tim Portal Warga, bukan oleh pengurus sendiri. Dasbor memang memiliki "Wizard Desa Baru", tetapi menu Desa & Perumahan hanya tersedia untuk Admin dan Super Admin tim platform, dan sistem menolak pendaftaran dari peran lain. Karena itu, langkah Anda adalah mengirim data yang diperlukan lewat halaman kontak, lalu tim kami yang membuatkan portalnya.

Yang perlu Anda siapkan

• Jenis wilayah: Desa/Kelurahan atau Perumahan. Perumahan tidak wajib memilih desa atau kelurahan resmi.
• Lokasi lengkap: provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan desa/kelurahan. Satu desa atau kelurahan resmi hanya dapat didaftarkan satu kali; jika sudah ada, sistem menolaknya dengan pesan "Desa ini sudah terdaftar sebagai tenant lain".
• Nama portal, misalnya "Desa Situ Daun". Nama otomatis disarankan dari nama desa, dan bisa diubah.
• Subdomain yang Anda inginkan: huruf kecil dan angka saja, tanpa spasi (sistem juga menerima tanda strip), 3 sampai 40 karakter. Contohnya "situdaun" menjadi situdaun.portalwarga.com. Siapkan satu pilihan cadangan karena nama yang sudah dipakai ditolak dengan pesan "Subdomain sudah dipakai".
• Informasi kantor (opsional): alamat kantor, nomor WhatsApp kontak, dan deskripsi singkat.
• Perkiraan struktur: jumlah RW (1 sampai 50) dan jumlah RT per RW (1 sampai 30). Untuk perumahan, perkirakan jumlah cluster dan blok. Angkanya bisa disesuaikan nanti.
• Calon Admin Portal: nama, email aktif, dan nomor telepon orang yang akan mengelola portal. Kata sandi awalnya dibuat oleh tim kami dan hanya ditampilkan satu kali, jadi siapkan cara yang aman untuk menerimanya, dan ganti begitu Anda berhasil masuk.

Apa yang dibuat saat pendaftaran

Wizard terdiri dari empat langkah: Wilayah, Struktur, Admin Desa, dan Ringkasan. Setelah tombol Buat Portal Desa ditekan, sistem membuat sekaligus:

1. Wilayah baru dengan nama, jenis, data lokasi, dan kontak yang tadi diisi, berstatus aktif.
2. Struktur awal: RW 01 sampai RW sesuai jumlah, dan di tiap RW dibuat RT 1 sampai sesuai jumlah RT per RW. Contohnya 5 RW dengan 5 RT per RW menghasilkan 25 RT.
3. Akun Admin Portal, bila datanya diisi. Akun ini langsung terverifikasi dan terkunci ke wilayah barunya. Jika tidak diisi, akun admin dibuat manual belakangan.
4. Alamat web wilayah di subdomain.portalwarga.com, termasuk pengaturan jalur alamatnya.

Hasil akhir menampilkan tautan login web, tautan admin web, serta jumlah RW dan RT yang dibuat. Status wilayah di daftar tertulis Aktif. Bila pengaturan alamat belum selesai, statusnya Gagal dan tim kami menekan tombol Retry untuk mengulangi bagian yang belum jadi. Anda tidak perlu mendaftar ulang.

Langkah pertama setelah aktif

1. Masuk ke dasbor. Buka admin.portalwarga.com dengan akun Admin Portal. Lihat cara masuk ke dasbor pengurus.
2. Rapikan struktur. Di Struktur & Perangkat, ubah nama RW dan RT agar sesuai kenyataan, tambah atau hapus yang tidak sesuai, dan atur sebutan wilayah. Detailnya ada di mengatur struktur RW/RT.
3. Tentukan aturan bergabung. Pada kartu pengaturan, pilih titik awal approval warga dan cara bergabung: Terbuka atau Privat (wajib kode undangan).
4. Angkat pengurus. Warga yang sudah terverifikasi dapat diangkat menjadi Pengurus RW, Pengurus RT, atau DKM lewat kartu Perangkat. Tanpa pengurus, semua pengajuan warga jatuh ke pengelola puncak.
5. Siapkan data rumah bila desa akan memakai iuran lingkungan, lewat tombol Rumah pada tiap RT.
6. Undang warga. Buka Undangan Warga. Di sana ada kode dan QR bergabung untuk wilayah Anda. Tekan Salin tautan untuk membagikannya ke grup WhatsApp, atau Unduh PNG untuk dicetak dan dipasang di pos satpam atau kantor desa. Anda juga dapat membuat undangan khusus per RT dengan Buat kode, lengkap dengan label, kuota (0 berarti tak terbatas), dan tanggal berlaku. Tombol Cabut menonaktifkan undangan, dan Ganti kode (cabut yang lama) mengganti kode utama.
7. Layani permohonan pertama. Begitu warga mendaftar, permohonan muncul di Validasi Warga. Lihat memverifikasi warga.

Warga sendiri dapat mengikuti panduan memasang aplikasi dan mendaftar dan masuk. Sebelum membagikan tautan ke warga, baca Kebijakan Privasi dan Syarat dan Ketentuan agar pengurus paham tanggung jawab atas data warga.

Jika ada kendala

• Subdomain sudah dipakai. Pilih nama lain, misalnya menambahkan nama kecamatan.
• Desa sudah terdaftar. Kemungkinan pengurus lain sudah mendaftarkannya. Hubungi kami lewat kontak agar akun Anda dihubungkan ke wilayah yang ada.
• Alamat web belum bisa dibuka. Pengaturan alamat mungkin belum selesai dan status wilayah menunjukkan Gagal. Beri tahu kami agar proses diulang.
• Tidak bisa masuk ke dasbor setelah wilayah aktif. Pastikan email dan kata sandi dari tim kami diketik persis. Pesan "Akses ditolak" berarti peran akun belum sesuai.
• Warga yang mendaftar tidak muncul di Validasi Warga. Pastikan warga memilih wilayah dan RW/RT yang benar, dan untuk wilayah Privat mereka harus memakai kode undangan.